Fire tips til jeres medierapportering: Sådan skaber I en spændende fortælling om jeres kommunikation

Medierapporten kan være et vigtigt element i jeres arbejde med PR og kommunikation. En medierapport bør være en inspirationskilde, et evalueringsværktøj og et professionelt dokument til resten af virksomheden fra kommunikationsafdelingen. Når I positionerer jeres medierapport som en værdifuld kilde til information om jeres medieomtale og omdømme, så får I interesserede ledere og en stærkere intern position. Vi giver dig fire tips til at skabe en spændende fortælling om jeres medieomtale

Fire råd til dig, der vil skabe en spændende medierapport

En medierapports indhold og udseende afgøres af jeres tid, jeres ressourcer og jeres prioriteringer. De fire råd vi har samlet til dig om medierapporter, gælder uanset om du udelukkende benytter dig af automatiserede medierapporter fra Hypefactors-platformen, eller hvis du selv udarbejder jeres medierapporter på baggrund af dataudtræk. Hvis du ønsker at outsource jeres medierapporter til Hypefactors’ analyseteam, vil disse fire råd også stadig relevante for dig at tage stilling til.

1. Opsummering: Fremhæv de vigtigste konklusioner og nøgletal

De fleste har ikke nok tid til at dykke ned i de mange interessante analyser, som en medierapporter kan byde på. Derfor er det en god idé at samle de vigtigste nøgletal og konklusioner i en indbydende opsummering. I jeres opsummering kan du fremhæve de samme 3-4 nøgletal hver gang, så jeres læsere kan genkende og huske nøgletallene. 

De nøgletal du vælger at fremhæve i jeres opsummering skal være nemme at forstå, og nøgletallene skal kunne relateres til jeres virksomheds generelle mål. Ønsker I eksempelvis at vokse og øge kendskabet til jeres brand(s) i et bestemt marked, bør minimum et af jeres nøgletal give indsigt i, hvordan jeres medieomtale understøtter dette mål. Er det derimod vigtigere for jer at positionere jeres talspersoner, vil nøgletal omkring jeres talspersoners medieomtale være relevante at fremhæve.

Indsigterne i jeres medierapport bliver mere relatérbare og dermed mere interessante for dine kollegaer, når de vigtigste nøgletal og konklusioner er kædet sammen med jeres virksomheds overordnede mål og strategi.

Hvis du benytter dig af automatiske medierapporter, og du ønsker at supplere opsummeringen med dine egne nøgletal og konklusioner, kan du tilføje opsummeringen i selve mailen du sender rundt med medierapporten vedhæftet. Du kan i din mail skrive hovedpointerne i et levende sprog, hvor du fortæller dine kollegaer, hvordan disse resultater støtter op om virksomhedens branding- og forretningsstrategi. Hvis du løbende henviser til konkrete sidetal, så inddrager du medierapporten på aktiv og konkret måde.

2. Fortæl hvilke spørgsmål medierapporten besvarer

Det skal være klart for din læser, hvilke spørgsmål jeres medierapport besvarer. Jeres medierapport bliver nemmere at forholde sig til, når jeres læsere forstår, hvilke spørgsmål analyserne besvarer. 

Giver jeres medierapport svar på, hvor meget opmærksomhed en produktlancering har fået? 

Er jeres medierapport en kvartalsvis opdatering på, hvor stærk jeres brand er positioneret i medierne? 

Svarer medierapporten på, hvilke historier der har drevet jeres medieomtale den seneste måned?

Du kan med fordel vælge et overordnet spørgsmål og et par underspørgsmål. Hovedspørgsmålet som jeres medierapport besvarer, kan du skrive ind på forsiden af jeres medierapport. Du kan også bruge spørgsmålet som emnefelt i mailen, der sendes ud. 

Medierapporten kan give svar på nogle spændende spørgsmål, og det skaber suspens og interesse hos læseren, når I fremhæver disse spørgsmål. 

Tip: Husk at jeres opsummering af medierapportens konklusioner skal besvare disse spørgsmål.

3. Versionér medierapporten til forskellige målgrupper

Det er ikke alle dele af en medierapport, der er relevante for de forskellige stakeholders, der er i jeres virksomhed. Du kan med fordele have forskellige skabeloner af samme medierapport, som du kan sende til forskellige målgrupper. 

I Hypefactors-platformen har du mulighed for at gemme skabeloner af jeres medierapporter, hvor det således kun er de ønskede sider og analyser, som du tilvælger, der vil komme med i den endelige rapport du trækker.

Dit team er måske interesseret i den fulde analyse, social media-manageren ønsker sandsynligvis et større fokus på omtale fra sociale medier, og ledelsen ønsker typisk de overordnede konklusioner. Gem disse rapport-skabeloner på forhånd, så du lynhurtigt kan trække de forskellige medierapporter fremadrettet. En fokuseret medierapport med blik for læseren gør medierapporten endnu mere relevant og interessant for læseren. 

Denne guide fortæller dig, hvordan du laver forskellige versioner af jeres automatiske medierapporter i Hypefactors-platformen.

4. Overrask med medierapporter, når det ikke forventes

I er måske kun vant til at dele medierapporter, når det er tid til den årlige eller kvartalsvise rapportering. Men konklusionerne fra en medierapport kan være spændende og relevante for jeres kollegaer året rundt. 

I kan overraske med gode resultater, når ledelsen ikke forventer det. En fordel ved at dele indsigtsfulde resultater oftere end I plejer, er, at du vænner virksomheden til at få værdifulde data-drevne input fra kommunikations- og PR-afdelingen. Det kan øge interessen fra andre afdelinger og styrke kommunikationsafdelingen betydning internt i organisationen.

Hvis du har lyst til at udforske mulighederne for at få en skræddersyet medierapport, vil vi med glæde rådgive dig i, hvordan I kan optimere jeres opsætning og analyser. Du kan kontakte os her info@hypefactors.com